DEPO RAWAT INAP DAN DEPO RAWAT JALAN

DEPO RAWAT INAP DAN DEPO RAWAT JALAN

Depo farmasi adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi pada pelayanan pasien khususnya penyediaan obat dan alat kesehatan.  Depo farmasi dibagi 2 yaitu

1.      Depo rawat inap

2.      Depo rawat jalan

Depo farmasi memberikan pelayanan resep obat. Pelayanan resep diperuntukkan bagi semua pasien rawat inap dan rawat jalan baik Pasien Umum, Maskin, Askes PNS dan Kerjasama dengan sistem peresepan individual ( individual prescription), Floor Stock, dan Unit Dose Dispensing. Adapun tempat pelayanan resep dipisahkan berdasarkan jenis pasien Depo Farmasi memberikan fasilitas pelayanan retur obat dan alat kesehatan bagi pasien rawat inap yang sudah tidak memakai obat dan alat kesehatannya lagi.

Selain itu Depo farmasi juga memberikan layanan farmasi klinik yang mencakup berbagai layanan bidang kefarmasian yang berorientasi lebih pada kepentingan pasien berupa:

1.      Pusat Informasi Obat

Merupakan pusat informasi obat bagi tenaga kesehatan dan masyarakat umum. pelayanan informasi obat dilakukan di Ruang PIO Instalasi Farmasi atau dapat menghubungi melalui Ext. 5811

2.      Konseling

Merupakan pelayanan bagi pasien / keluarga yang ingin bertanya seputar obat dan penggunaannya. Aktivitas ini dilakukan pada tiap-tiap Depo Farmasi.

3.      Pemantauan Penggunaan Obat

Layanan ini dilakukan secara terpadu melalui Unit Dose Dispensing ( UDD )

ALUR PELAYANAN DEPO RAWAT INAP

1.      Alur Pelayanan Depo Rawat Inap ( Pasien Jamkesmas, Jampersal, Jamkesda )

a.       Perawat mempersiapkan dan melengkapi kartu obat merah dengan nama, no rekam medis, ruangan pasien, no bad atau no kamar pasien dan no hape pasien atau keluarga pasien

b.      Dokter menulis resep obat, alkes dan AMHP beserta jumlah dan dosis di kartu obat merah, paraf di bubuhkan di akhir penulisan resep hari itu disertai tanda tutup.

c.       Pemilihan jenis dan jumlah obat, alkes dan AMHP oleh dokter berdasarkan standar formularium Jamkesmas

d.      Perawat menulis nama pasien dan jumlah kartu obat yang akan diserahkan ke depo pelayanan rawat inap di buku penyerahan kartu obat.

e.       Perawat mengantar kartu obat ke depo pelayanan rawat inap dan meminta nama, tanggal, jam dan paraf petugas depo pelayanan rawat inap yang menerima kartu obat tersebut di buku penyerahan kartu obat.

f.       Petugas depo pelayanan rawat inap mencocokkan nama dan jumlah kartu obat yang diterima dengan yang di tulis di buku penyerahan kartu obat, jika sudah benar dan sesuai berikan nama, tanggal, jam dan paraf di buku penyerahan kartu obat tersebut

g.      Petugas depo rawat inap menulis kembali nama dan jumlah kartu obat yang diterima di buku penerimaan kartu obat dan meminta nama, tanggal, jam dan paraf perawat yang mengantar kartu obat

h.      Perawat mencocokkan nama dan jumlah kartu obat yang diterima dengan yang di tulis di buku penerimaan kartu obat, jika sudah benar dan sesuai berikan nama, tanggal, jam dan paraf di buku penerimaan kartu obat tersebut.

i.        Untuk pengambilan obat pertama kali, petugas depo pelayanan rawat inap harus memberi no registrasi farmasi depo rawat inap di kartu obat tersebut.

j.        Untuk pengambilan obat pertama, kartu obat diberikan no registrasi farmasi depo rawat inap

k.      Kartu obat di analasis diarahkan untuk penggunaan 1 hari saja, serta pertimbangan obat yang masih ada di ruangan seperti obat minum ataupun alkes

l.        Resep obat, alkes dan AMHP yang ditulis di kartu obat disalin kembali pada blanko resep 2 (dua) rangkap, lengkap dengan no resep, tanggal, nama dokter, nama, umur, alamat dan no telpon pasien

m.    Input data ke komputer

n.      Obat, alkes dan AMHP disiapkan, diberi etiket, dikemas

o.      Selanjutnya diinformasikan pasien atau keluarga pasien melalui petugas administrasi ruangan via telepon bahwa obat sudah siap dan dapat diambil, dengan membawa formulir pengambilan obat dan surat jaminan pelayanan.

p.      Jika pasien belum memiliki formulir pengambilan obat dan surat jaminan pelayanan (surat-surat belum lengkap), petugas administrasi keabsahan peserta jaminan masyarakat tidak mampu harus memberikan catatan beserta paraf dan stempel setiap kali pengambilan obat, diluar jam kerja petugas tersebut confirmasi keruangan apakah status pasien di ruangan juga sebagai pasien yang menggunakan jaminan jamkesmas, jampersal dan jamkeda kotim sekitarnya.

q.      Setiap resep dilampirkan 1 lembar surat jaminan pelayanan sebagai pertinggal di depo rawat inap 18. Kartu obat diserahkan kembali kepada perawat di ruangan setelah pasien mengambil obat, alkes dan AMHP di hari yang sama sesegera mungkin oleh petugas depo rawat inap

r.        Petugas depo pelayanan rawat inap menulis nama pasien dan jumlah kartu obat yang akan diserahkan ke perawat di buku penyerahan kembali kartu obat.

s.       Petugas depo pelayanan rawat inap mengantar kartu obat ke ruangan dan meminta nama, tanggal, jam dan paraf perawat yang menerima kartu obat tersebut di buku penyerahan kembali kartu obat.

t.        Perawat mencocokkan nama dan jumlah kartu obat yang diterima dengan yang di tulis di buku penyerahan kembali kartu obat, jika sudah benar dan sesuai berikan nama, tanggal, jam dan paraf di buku penyerahan kembali kartu obat tersebut.

u.      Perawat menulis kembali nama dan jumlah kartu obat yang diterima di buku penerimaan kembali kartu obat dan meminta nama, tanggal, jam dan paraf petugas depo rawat inap yang mengantar kartu obat

v.      Petugas depo rawat inap mencocokkan nama dan jumlah kartu obat yang diterima dengan yang di tulis di buku penerimaan kembali kartu obat, jika sudah benar dan sesuai berikan nama, tanggal, jam dan paraf di buku penerimaan kembali kartu obat tersebu

w.    Setelah pasien pulang petugas administrasi ruangan menyerahkan kembali kartu obat, formulir pengambilan obat dan surat jaminan pelayanan ke depo rawat inap

x.      Semua pemakaian obat golongan narkotik untuk pasien rawat inap dicatat dalam Formulir Pemakaian Obat Golongan Narkotik yang ditandatangani oleh dokter yang bersangkutan. Karena sebelum pasien pulang kartu obat akan dikembalikan ke ruangan maka semua pemakaian obat golongan narkotik dan psikotropika untuk pasien rawat inap akan dicatat dalam Formulir Pemakaian Obat Golongan Narkotik dan Psikotropika yang ditandatangani oleh dokter yang bersangkutan tiap bulannya, ditulis formulir sementara sebagai bukti pertinggal di depo rawat inap (untuk keperluan administrasi dan pelaporan narkotik dan psikotropika). Dimana pada Formulir Pemakaian Obat Golongan narkotik dan psikotropika tertera nama pasien, alamat pasien, nomor rekam medik pasien, ruang rawat, nama dokter, jumlah dan jenis narkotik dan psikotropika dan yang digunakan.

y.      Adapun prosedur penagihan biaya dilakukan dengan cara : - Semua resep direkap sesuai nama pasien dan urutan tanggal resep - Total akhir penagihan perpasien berdasarkan tanggal pasien pulang dari rumah sakit - Data akan diperiksa ulang oleh petugas dan diparaf, juga ditanda tangani oleh Kepala Instalasi Farmasi. - Diserahkan kepada Tim verifikasi dengan lampiran copy resep paling lambat tangal 5 tiap bulan nya - Setelah diverifikasi, berkas akan diserahkan kepada bagian keuangan Rumah Sakit, paling lambat 6 hari kerja setelah berkas diserahkan instalasi farmasi. - Selanjutnya bagian keuangan akan membayar sejumlah tagihan kepada Instalasi Farmasi rumah sakit, paling lambat 3 hari kerja setelah diserahkan tim verifikasi. - Penagihan dan pembayaran ini akan dilakukan setiap sebulan sekali.

2.      Alur Pelayanan Depo Rawat Inap Pasien umum

a.       Perawat mempersiapkan dan melengkapi kartu obat putih dengan nama, no rekam medis, ruangan pasien, no bad atau no kamar pasien dan no hape pasien atau keluarga pasien

b.      Dokter menulis resep obat, alkes dan AMHP beserta jumlah dan dosis di kartu obat putih, paraf di bubuhkan di akhir penulisan resep hari itu disertai tanda tutup.

c.       Perawat menulis nama pasien dan jumlah kartu obat yang akan diserahkan ke depo pelayanan rawat inap di buku penyerahan kartu obat.

d.      Perawat mengantar kartu obat ke depo pelayanan rawat inap dan meminta nama, tanggal, jam dan paraf petugas depo pelayanan rawat inap yang menerima kartu obat tersebut di buku penyerahan kartu obat.

e.       Petugas depo pelayanan rawat inap mencocokkan nama dan jumlah kartu obat yang diterima dengan yang di tulis di buku penyerahan kartu obat, jika sudah benar dan sesuai berikan nama, tanggal, jam dan paraf di buku penyerahan kartu obat tersebut.

f.       Petugas depo rawat inap menulis kembali nama dan jumlah kartu obat yang diterima di buku penerimaan kartu obat dan meminta nama, tanggal, jam dan paraf perawat yang mengantar kartu obat

g.      Perawat mencocokkan nama dan jumlah kartu obat yang diterima dengan yang di tulis di buku penerimaan kartu obat, jika sudah benar dan sesuai berikan nama, tanggal, jam dan paraf di buku penerimaan kartu obat tersebut.

h.      Untuk pengambilan obat pertama kali, petugas depo pelayanan rawat inap harus memberi no registrasi farmasi depo rawat inap di kartu obat tersebut.

i.        Kartu obat di analasis diarahkan untuk penggunaan 1 hari saja, kecuali ada permintaan khusus dari dokter dan telah mendapat persetujuan dari keluarga pasien atau pasien, serta pertimbangan obat yang masih ada di ruangan seperti obat minum ataupun alkes

j.        Jika ada obat, alkes dan AMHP yang perlu dilakukan confirmasi lebih lanjut ke dokter, kosong stock dan lain sebagainya, informasikan ke perawat diruangan terlebih dahulu, kemudian tanyakan dan catat kapan obat akan diberikan atau digunakan

k.      Petugas depo rawat inap harus segera melakukan confirmasi kepada dokter mengenai obat, alkes dan AMHP yang stock nya kosong dan menginformasikan stock obat yang ada dari branded lain yang kandungannya sama

l.        Jika dokter yang bersangkutan tidak dapat dihubungi sampai mendekati waktu obat, alkes dan AMHP akan digunakan atau diberikan, berdasarkan SK Direktur ( Menyusul ) akan diganti ke generik atau stock yang ada untuk obat, diberikan jenis dan fungsi yang sama atau mendekati untuk alkes dan AMHP

m.    Jika dokter menulis obat, alkes dan AMHP yang belum tersedia di Instalasi farmasi, berdasarkan SK Direktur ( Menyusul ) dokter harus menuliskan copy resep yang disetujui komite farmasi dan terapi dan disetujuo oleh Direktur.

n.      Obat, alkes dan AMHP yang diserahkan disalin kembali pada blanko resep 2 (dua) rangkap, lengkap dengan no resep, tanggal, nama dokter, nama, umur, alamat dan no telpon pasien. Kemudian di input ke computer Selanjutnya diberi harga, diinformasikan harganya kepada pasien atau keluarga pasien melalui petugas administrasi ruangan via telepon

o.      Obat, alkes dan AMHP disiapkan. diberi etiket, dikemas lalu di buatkan kuitansi (rangkap dua) dengan nomer yang sama di blanko resep dan di stempel. Obat, alkes dan AMHP serta Kuitansi asli diserahkan atau diantar ke keluarga pasien atau pasien setelah melakukan pembayaran dan setelah menandatangani blangko resep rangkap 2 (dua). Copy kuitansi beserta blanko resep sebagai pertinggal di depo rawat inap

p.      Kartu obat diserahkan kembali kepada perawat di ruangan setelah pasien mengambil obat, alkes dan AMHP di hari yang sama sesegera mungkin oleh petugas depo rawat inap

q.      Petugas depo pelayanan rawat inap menulis nama pasien dan jumlah kartu obat yang akan diserahkan ke perawat di buku penyerahan kembali kartu obat. Petugas depo pelayanan rawat inap mengantar kartu obat ke ruangan dan meminta nama, tanggal, jam dan paraf perawat yang menerima kartu obat tersebut di buku penyerahan kembali kartu obat.

r.        Perawat mencocokkan nama dan jumlah kartu obat yang diterima dengan yang di tulis di buku penyerahan kembali kartu obat, jika sudah benar dan sesuai berikan nama, tanggal, jam dan paraf di buku penyerahan kembali kartu obat tersebut.

s.       Perawat menulis kembali nama dan jumlah kartu obat yang diterima di buku penerimaan kembali kartu obat dan meminta nama, tanggal, jam dan paraf petugas depo rawat inap yang mengantar kartu obat

t.        Petugas depo rawat inap mencocokkan nama dan jumlah kartu obat yang diterima dengan yang di tulis di buku penerimaan kembali kartu obat, jika sudah benar dan sesuai berikan nama, tanggal, jam dan paraf di buku penerimaan kembali kartu obat tersebut

u.      Setelah pasien pulang petugas administrasi ruangan menyerahkan kembali kartu obat ke depo rawat inap

v.      Semua pemakaian obat golongan narkotik untuk pasien rawat inap dicatat dalam Formulir Pemakaian Obat Golongan Narkotik yang ditandatangani oleh dokter yang bersangkutan.

w.    Karena sebelum pasien pulang kartu obat akan dikembalikan ke ruangan maka semua pemakaian obat golongan narkotik dan psikotropika untuk pasien rawat inap akan dicatat dalam Formulir Pemakaian Obat Golongan Narkotik dan Psikotropika yang ditandatangani oleh dokter yang bersangkutan tiap bulannya, ditulis formulir sementara sebagai bukti pertinggal di depo rawat inap (untuk keperluan administrasi dan pelaporan narkotik dan psikotropika).Dimana pada Formulir Pemakaian Obat Golongan narkotik dan psikotropika tertera nama pasien, alamat pasien, nomor rekam medik pasien, ruang rawat, nama dokter, jumlah dan jenis narkotik dan psikotropika dan yang digunakan.

x.      Jika pasien belum memiliki dana yang cukup, sedangkan pelayanan tetap harus dilaksanakan, akan ada prosedur lebih lanjut

ALUR PELAYANAN DEPO RAWAT JALAN

1.      Alur Pelayanan Resep Pasien Umum

a.     Pasien mengambil nomor dan menuliskannya pada resep.

b.     Resep diserahkan kepada petugas farmasi.

c.     Petugas farmasi membaca resep kemudian diberi harga.

d.     Petugas farmasi memberikan tanda bukti pembayaran kepada pasien setelah pasien membayar resep.

e.     Jika terdapat obat yang tidak tersedia di depo maka dibuat copy resep.

f.      Jika sudah dibayar, maka dilakukan pengkajian resep

g.     Jika sudah sesuai, obat disiapkan sesuai resep oleh petugas farmasi sesuai dengan Protap Penyiapan Obat.

h.     Obat diserahkan kepada pasien oleh petugas farmasi disertai informasi obat

2.      Alur Pelayanan Resep Pasien Jamkesmas

a.     Pasien mengambil nomor dan menuliskannya pada formulir resep Jamkesmas.

b.     Pasien menyerahkan formulir resep disertai dengan Surat Jaminan Pelayanan (SJP) dan Surat Keabsahan Peserta (SKP) Jamkesmas.

c.     Petugas farmasi memeriksa kelengkapan berkas tersebut.

d.     Apabila terdapat kekurangan berkas maka pasien diminta untuk melengkapi kekurangan tersebut.

e.     Resep yang telah memenuhi persyaratan adminstrasi, dilakukan pengkajian resep sesuai dengan Prosedur Tetap Pengkajian Resep.

f.      Jika sudah sesuai, kemudian oleh petugas farmasi disiapkan obat-obatannya sesuai dengan Protap Penyiapan Obat.

g.     Pemberian obat-obatan diutamakan obat generik tetapi apabila tidak ada obat generiknya maka ditanyakan kepada dokter konsulennya apakah bisa diganti dengan obat lain dengan indikasi yang sama atau jika memang harus dengan obat tersebut maka diresep harus diberi keterangan mengenai diagnosis penyakit dan alasan diberikan obat tersebut serta harus ditandatangani oleh dokter spesialis. Obat tersebut harus mendapatkan persetujuan dari direktur atau wadir pelayanan apakah obat diberikan sesuai resep atau tidak.

h.     Obat diserahkan kepada pasien oleh petugas farmasi disertai informasi obat

3.      Alur Pelayanan Resep Peserta Askes

a.     Pasien mengambil nomor dan menuliskannya pada resep yang dibuat rangkap dua dan telah diverifikasi oleh PT. ASKES serta telah dilengkapi Surat Jaminan Pelayanan (SJP) PT. ASKES.

b.     Petugas farmasi memeriksa kelengkapan berkas tersebut.

c.     Apabila terdapat kekurangan berkas maka pasien diminta untuk melengkapi kekurangan tersebut.

d.     Petugas farmasi melakukan entry data Selain itu, dilakukan pengecekan apakah obat dalam resep termasuk dalam Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) ASKES atau tidak.

e.     Obat yang tidak termasuk dalam Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) PT. ASKES di buat copy resep.

f.      Untuk obat yang terdapat dalam Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) PT. ASKES tetapi melebihi peresepan maksimal dan untuk obat-obat khusus harus dilengkapi dengan protokol terapi yang ditanda tangani oleh dokter yang memberikan terapi dan disetujui oleh PT. ASKES.

g.     Apabila obat telah mendapat persetujuan dari petugaS PT. ASKES maka dilakukan pengkajian resep. Jika sudah sesuai, kemudian oleh petugas farmasi disiapkan obat-obatannya

h.     Obat diserahkan kepada pasien oleh petugas farmasi disertai informasi obat sesuai dengan Protap Penyerahan Obat.

4.      Alur Pelayanan Resep Peserta Jamsostek

a.     Pasien menyerahkan resep disertai dengan berkas persyaratan kepada petugas farmasi (foto copy surat jaminan dari Jamsostek dan foto copy Kartu Peserta Jamsostek).

b.     Petugas farmasi memeriksa kelengkapan resep dan berkas tersebut.

c.     Apabila ada kekurangan berkas maka pasien diminta untuk melengkapi kekurangan berkas tersebut.

d.     Resep yang telah lengkap kemudian diverifikasi apakah obat termasuk dalam daftar obat Jamsostek atau tidak.

e.     Obat yang tidak termasuk dalam daftar obat Jamsostek diberi harga dan ditanyakan kepada pasien, apakah akan dibeli atau tidak.

f.      Apabila semua obat telah mendapat persetujuan dari pasien baik yang termasuk daftar obat Jamsostek atau tidak, maka dilakukan pengkajian resep sesuai dengan Prosedur Tetap Pengkajian Resep. Jika sudah sesuai, kemudian oleh petugas farmasi disiapkan obat-obatannya sesuai dengan Protap Penyiapan Obat

g.     Obat diserahkan kepada pasien oleh petugas farmasi disertai informasi obat sesuai dengan Protap Penyerahan Obat.