Pengelolaan Perbekalan Farmasi

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI DAN ALAT KESEHATAN

Pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Tujuan diadakannya pengelolaan perbekalan farmasi adalah mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efesien, menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan, meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi, mewujudkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) berdaya guna dan tepat guna, serta melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.

a.         Pemilihan

Merupakan proses kegiatan sejak dari peninjauan masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, penentuan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian.

b.        Perencanaan

Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah,dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Pedoman Perencanaan

1)        DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, Ketentuan setempat yang berlaku.

2)        Data catatan medik.

3)        Anggaran yang tersedia.

4)        Penetapan prioritas.

5)        Siklus penyakit.

6)        Sisa persediaan.

7)        Data pemakaian periode yang lalu.

8)        Rencana pengembangan.

c.         Pengadaan

Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui:

1)        Pembelian:

a)        Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi).

b)        Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan.

1)        Produksi/pembuatan sediaan farmasi:

a)        Produksi Steril.

b)        Produksi Non Steril.

2)        Sumbangan/droping/hibah.

d.        Produksi

Merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Kriteria obat yang diproduksi:

1)        Sediaan farmasi dengan formula khusus.

2)        Sediaan farmasi dengan harga murah.

3)        Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil.

4)        Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran.

5)        Sediaan farmasi untuk penelitian.

6)        Sediaan nutrisi parenteral.

7)        Rekonstruksi sediaan obat kanker.

e.         Penerimaan

Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.

Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:

1)      Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analis.

2)      Barang harus bersumber dari distributor utama.

3)      Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS).

4)      Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin.

5)      Expire date minimal 2 tahun.

f.       Penyimpanan

Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan:

1)      Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya.

2)      Dibedakan menurut suhu dan stabilitas.

3)      Mudah tidaknya meledak/terbakar.

4)      Tahan/tidaknya terhadap cahaya disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.

g.        Pendistribusian

Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi dirumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada, Metode sentralisasi atau desentralisasi, sistem floor stock, resep individu, dispensing dosisunit atau kombinasi.

1)        Pendistribusian Perbekalan Farmasi untukPasien Rawat Inap

Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawatinap di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan, sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh Satelit Farmasi.

2)      Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan

Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem resep perorangan oleh Apotek Rumah Sakit.

3)        Pendistribusian Perbekalan Farmasi di Luar Jam Kerja

Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien di luarjam kerja yang diselenggarakan oleh:

a)      Apotek rumah sakit/satelit farmasi yang dibuka24 jam.

b)      Ruang rawat yang menyediakan perbekalan farmasi emergensi Sistem pelayanan distribusi mencakup tiga hal yaitu:

a)      Sistem persediaan lengkap di ruangan

(1)   Pendistribusian perbekalan farmasi untukpersediaan di ruang rawat merupakan tanggung jawab perawat ruangan.

(2)   Setiap ruang rawat harus mempunyai penanggung jawab obat.

(3)   Perbekalan yang disimpan tidak dalam jumlah besar dan dapat dikontrol secara berkala oleh petugas farmasi.

b)      Sistem resep perorangan

Pendistribusian perbekalan farmasi resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui Instalasi Farmasi.

c)      Sistem unit dosis

Pendistribusian obat-obatan melalui resep perorangan yang disiapkan, diberikan/digunakan dan dibayar dalam unit dosis tunggal atau ganda, yang berisi obat dalam jumlah yang telah ditetapkan atau jumlah yangcukup untuk penggunaan satu kali dosis biasa.

Kegiatan pelayanan distribusi diselenggarakan pada:

1)      Apotek rumah sakit dengan sistem resep perorangan.

2)      Satelit farmasi dengan sistem dosis unit.

3)      Ruang perawat dengan sistem persediaan diruangan.